Về cơ bản, Google Apps Script có rất nhiều cách sử dụng nâng cao cho một số người dùng chuyên nghiệp như tự động hóa, lên lịch, … Tuy nhiên, công cụ này cũng phù hợp để sử dụng cho các tác vụ cơ bản mà tính năng mặc định của Google không có. Tất nhiên, để tìm hiểu sâu hơn chung ta sẽ đi vào chi tiết bài viết.
1. GOOGLE APPS SCRIPT LÀ GÌ?
Google Apps Script là một công cụ lập trình trực tuyến của Google, dùng ngôn ngữ JavaScript, giúp bạn tự động hóa công việc và tùy chỉnh các ứng dụng trong Google Workspace (như Google Sheets, Docs, Gmail, Calendar…) mà không cần cài đặt gì thêm.
Giúp biến các thao tác thủ công lặp đi lặp lại thành tự động, hoặc tạo ra những tính năng mà Google mặc định chưa có.
Ví dụ:
- Tự động gửi email cho 100 khách hàng dựa trên danh sách trong Google Sheets.
- Tự động lấy dữ liệu thời tiết từ internet và cập nhật vào bảng tính.
- Gộp dữ liệu từ nhiều sheet thành một bảng tổng hợp.
2. CÁC BƯỚC ĐỂ SỬ DỤNG GOOGLE APPS SCRIPT.
Về cơ bản, Google Apps Script có rất nhiều cách sử dụng nâng cao cho một số người dùng chuyên nghiệp như tự động hóa, lên lịch, … Tuy nhiên, công cụ này cũng phù hợp để sử dụng cho các tác vụ cơ bản mà tính năng mặc định của Google không có. Tất nhiên, dân không chuyên (không biết gì về code) cũng có thể thực hiện khi sử dụng AI theo các bước dưới đây:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng
Với mỗi vị trí, mỗi task, sẽ có các nhu cầu công việc và cách áp dụng cũng khác nhau. Tuy nhiên, đa số người dùng sẽ có các mục đích cơ bản và dễ áp dụng như sau:
- Dùng để lọc dữ liệu tự động trong Google Sheets.
- Tạo một hàm mới trong Google Sheets theo mong muốn của mình.
- Tạo báo cáo hàng ngày, tự động gửi thông báo qua email khi một điều kiện cụ thể nào đó được đáp ứng trong bảng tính.
- Tạo các ứng dụng nhỏ chạy trên Google Workspace.
- Tạo hàm có nhúng A.I thông qua API key
- …
Hãy xác định mục đích sử dụng của bạn trước khi tiến hành tạo Apps Script
Bước 2: Truy cập Google Apps Script
Có 2 cách để có thể mở Google Apps Script:
Cách 1: Ở thanh menu các ứng dụng của Google truy cập:
Tiện ích -> Apps Script
Cách 2: Mở Google Drive sau đó click chuột phải:
Chọn “Ứng dụng khác” -> Google Apps Script
Bước 3: Viết prompt tạo code theo nhu cầu
Hãy chọn 1 A.I bạn có thể sử dụng, tạo tài khoản để sử dụng. Gợi ý một số A.I thông dụng mà bạn nên dùng:
Đơn giản và phổ biến nhất có thể dùng ChatGPT hoặc Gemini
ChatGPT: https://chatgpt.com/
Ngoài ra còn có thể dùng Claude hoặc Grok
Từ nhu cầu đã xác định từ bước 1, hãy mô tả chi tiết cho A.I biết.
CÔNG THỨC VIẾT PROMPT:
Mục tiêu + Phạm vi + Cách xử lý chi tiết + Ràng buộc kỹ thuật + Ví dụ Input/Output
Ví dụ cho công thức:
“Hãy viết cho tôi Apps Script cho google sheet để lọc các ô có chứa số và xóa hàng ở những ô chỉ chứa text trong cột C. Script sẽ duyệt toàn bộ cột C, giữ lại các hàng có ô chứa số (dù số ở dạng số hay text chứa số), đồng thời xóa toàn bộ hàng mà ô cột C chỉ chứa text không có số. Yêu cầu dùng Google Apps Script thuần, có comment giải thích từng bước, không dùng API ngoài và đảm bảo xử lý nhanh với dữ liệu lớn.
Ví dụ:
Input cột C: Táo|123|Nho 45|Cam|678
Output cột C sau khi lọc: 123|Nho 45|678”
Note một số chức năng có thể áp dụng vào phần “Ràng buộc kỹ thuật”:
.createMenu và .addItem
Bước 4: Nhập code
Sau khi gửi prompt thì A.I sẽ có box, ấn copy và dán vào Apps Script
Sau khi dán code vào Apps Script, hãy ấn nút “save” để tiến hành bước tiếp theo.
Bước 5: Kiểm tra
Để có thể chạy dự án, hãy ấn “Chạy” hoặc “RUN” hoặc các thiết lập như: menu hoặc lên lịch… Sau đó hãy kiểm tra lại dự án có chạy theo đúng mục đích ban đầu của bạn mong muốn không.
=> Nếu đúng ý bạn mong muốn thì có thể dừng ở bước này, tuy nhiên một số trường hợp chạy bị sai yêu cầu cần chụp màn hình và tiến hành hỏi lại A.I để fix lỗi.
Lưu ý: lần đầu tiên khởi chạy apps script sẽ có yêu cầu cấp quyền cho ứng dụng, bạn cần thực hiện các bước sau: Ấn xem lại quyền – đăng nhập tài khoản
Chúc các bạn thành công!
Thật sự rất mong sẽ được các bạn đọc giả ủng hộ!
Tham gia OMC – Cộng Đồng Marketing Cần Thơ
Follow Hướng Nguyễn
Nếu bạn có nhu cầu hợp tác có thể liên hệ với tôi thông qua
Email: trihuong.bussiness2002@gmail.com
Facebook: Hướng Nguyễn
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/nguyenhuong-k2/
Website: huongaimkt.site
